Belgisch UBO-register operationeel vanaf 31 oktober 2018

In Archiefby robert

In eerdere berichtgeving werd er reeds gesproken over de invoering van het Belgische UBO-register. De invoering van een dergelijk register maakt het mogelijk om de uiteindelijk begunstigden (de ‘Ultimate Beneficial Owners’) van Belgische vennootschappen, verenigingen en stichtingen, trusts en andere vergelijkbare juridische entiteiten te identificeren.

Hoewel de verplichting tot het aanleggen van een UBO-register reeds vorig jaar bij wet werd opgelegd, kende het UBO-register tot op vandaag nog geen praktische uitwerking.

Immers was het nog wachten op een Koninklijk Besluit (hierna: “KB”) dat onder meer zou bepalen hoe de informatie wordt verzameld, wat de inhoud moet zijn van de verzamelde informatie, maar ook de details omtrent het beheer, de toegang, het gebruik van de gegevens, de modaliteiten voor de verificatie van de gegevens en de werking van het UBO-register zouden in dit KB worden behandeld.

Het KB waarvan sprake, werd uiteindelijk op 14 augustus jl. gepubliceerd en zal in werking treden op 31 oktober 2018. Dat betekent concreet dat alle informatieplichtigen vanaf dan één maand de tijd hebben om zich in regel te stellen met deze nieuwe formaliteiten.

Wie is UBO?

Een UBO of ‘uiteindelijke begunstigde’ is een natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is van een entiteit of zeggenschap heeft over een bepaalde entiteit. De wet somt verschillende categorieën op van uiteindelijke begunstigden volgens de juridische entiteit waaraan ze verbonden zijn.

Zo is de uiteindelijke begunstigde van een vennootschap doorgaans een natuurlijke persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks (via een andere vennootschap) minstens 25% van de aandelen in een vennootschap aanhoudt of minstens 25% van de stemrechten uitoefent. Daarnaast kan het ook gaan om een natuurlijke persoon die via andere middelen zoals bijvoorbeeld een aandeelhoudersovereenkomst zeggenschap over de vennootschap heeft. Indien op basis van voornoemde kwalificaties geen natuurlijke persoon als uiteindelijke begunstigde van de vennootschap kan worden geïdentificeerd, moet het leidinggevend personeel (te weten: de bestuurders van de vennootschap) zichzelf aanduiden als UBO.

Bij verenigingen en stichtingen kwalificeren niet alleen de stichters en de natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de vereniging of stichting werd opgericht of werkzaam is als uiteindelijke begunstigde, maar ook alle natuurlijke personen die in de raad van bestuur zetelen, gemachtigd zijn om de vereniging te vertegenwoordigen, belast zijn met het dagelijks bestuur of op een andere manier uiteindelijke zeggenschap heeft over de vereniging of stichting. Trusts en andere vergelijkbare juridische constructies kennen soortgelijke kwalificatienormen. Hier gaat het om de oprichter, de trustee, de eventuele protector, de begunstigden of de personen in wier hoofdzakelijk belang de trust werd opgericht of werkzaam is of elke andere persoon die wegens het feit dat hij directe of indirecte eigenaar is of via andere middelen, de uiteindelijke zeggenschap over de trust heeft.

 Wie moet het UBO-register aanvullen?

De (bestuurders van) vennootschappen, vzw’s en stichtingen die hun maatschappelijke zetel in België hebben, zijn gehouden om toereikende, accurate en actuele informatie over hun uiteindelijke begunstigden in te winnen, te rapporteren en tijdig (met name: binnen de maand te rekenen vanaf het tijdstip waarop de informatie van de uiteindelijke begunstigde gekend of gewijzigd is) te actualiseren. Deze verplichting geldt ook voor (de trustees van) trusts en andere vergelijkbare juridische entiteiten in die mate dat (1) de trustee in België is gevestigd, is gedomicilieerd of er verblijft, of (2) de maatschappelijke zetel, voornaamste inrichting, zetel van bestuur of beheer van de trustee in België is gevestigd, of (3) indien de trustee niet in een lidstaat is gevestigd, gedomicilieerd of er verblijft of zijn maatschappelijke zetel, voornaamste inrichting, zetel van bestuur of beheer niet in een lidstaat is gevestigd en als trustee een zakelijke relatie aangaat of in België een onroerend goed verwerft op naam van de trust.

Bestuurders of trustees die deze formaliteiten niet naleven, riskeren een boete van 250 tot maximaal 50.000 EUR per inbreuk.

Welke (persoonlijke) gegevens moeten worden overgemaakt?

De bestuurders (of trustees) zijn gehouden om de volgende gegevens over te maken:

  • naam en voornaam van de uiteindelijke begunstigde
  • geboortedatum
  • nationaliteit
  • land van verblijf
  • volledige verblijfadres
  • datum waarop de persoon uiteindelijke begunstigde is geworden
  • rijksregisternummer

Daarnaast moet worden meegedeeld of het om een rechtstreekse of een onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde gaat en het percentage van de aandelen of stemrechten.

Al deze informatie moet worden overgemaakt aan de Algemene Administratie van de Thesaurie van de Federale Overheidsdienst Financiën. Deze overheidsdienst werd aangeduid als verantwoordelijke voor de aanleg van het UBO-register.

Toegang tot het UBO-register

 In principe kan iedereen het UBO-register inkijken. Echter gelet op de privacywetgeving zal enkel de naam, geboortemaand en – jaar, land van verblijf, nationaliteit en de aard en omvang van het effectief gehouden belang raadpleegbaar zijn.

Opzoekingen in het UBO-register kan op basis van twee criteria: de naam van de onderneming of het ondernemingsnummer van de onderneming.

Anders dan bij vennootschappen, wordt er ten aanzien van vzw’s, stichtingen, trusts of een andere vergelijkbare constructies niet voorzien in een rechtstreekse toegang tot het UBO-register. Deze informatie zal enkel ter beschikking worden gesteld na een schriftelijke gemotiveerde aanvraag waarin de aanvrager een ‘legitiem belang’ aantoont.

De uiteindelijke begunstigde kan in uitzonderlijke gevallen om geheimhouding van zijn gegevens verzoeken. Hij zal in dat geval moeten aantonen dat de toegang hem blootstelt aan een onevenredig risico zoals het risico op fraude, ontvoering, afpersing of intimidatie. Een uitzondering kan tevens worden bekomen voor begunstigden die minderjarig of handelingsonbekwaam zijn.

De toegang tot het UBO-register zal daarnaast worden onderworpen aan de betaling van administratieve kosten. Wat het precies zal kosten, is vooralsnog niet duidelijk.

 Praktisch: wat moet u doen?

Vennootschappen, vzw’s, stichtingen, trusts en andere vergelijkbare juridische entiteiten hebben tot 30 november 2018 de tijd om alle gegevens te verzamelen en mee te delen aan het UBO-register.

In dit kader zullen alle informatieplichten op korte termijn een aanvraag moeten indienen bij de Administratie van de Thesaurie en aangeven welk personeelslid verantwoordelijk zal zijn voor het beheer van de toegangen tot het UBO-register. Van zodra de administratie de aanvraag heeft aanvaard, kan deze persoon de identiteit van de personen die toegang zullen hebben tot het register op naam en voor rekening van de betrokken entiteit, rechtstreeks beheren.

Wij verwachten dat de Belgische administratie op korte termijn meer richtlijnen omtrent de praktische uitwerking kenbaar zal maken op haar website.

In afwachting hiervan is het raadzaam om u voor te bereiden op voormelde verplichtingen door:

  • Het verzamelen van nauwkeurige en uitvoerige informatie van de uiteindelijke begunstigden van uw organisatie, alsook alle juridische entiteiten waarvan uw uiteindelijke begunstigden gebruik maken om zeggenschap over uw organisatie uit te oefenen;
  • Te beschikken over bewijsstukken waaruit blijkt dat de informatie toereikend, accuraat en actueel is;
  • Te zorgen voor de nodige procedures binnen uw organisatie zodat elke wijziging in de informatie over uw uiteindelijke begunstigden binnen de maand aan het UBO-register wordt overgemaakt;
  • Te zorgen voor een wettelijke vertegenwoordiger of een gevolmachtigde om de gevraagde informatie in naam van uw organisatie mee te delen.