De aangetekende e-mail

In Archiefby robert

De aangetekende e-mail kan het bedrijfsleven veel tijd en kosten besparen. Officiële documenten die voorheen vanwege de rechtsgeldigheid alleen op papier konden worden uitgewisseld, zijn ook digitaal te verzenden. Daarbij kan de ontvanger zich niet meer achter het smoesje verschuilen dat de elektronische post niet is bezorgd of dat de bijlage er niet bij zat.
Een Kamercommissie heeft eind oktober 2013 een wetsvoorstel goedgekeurd waarbij een juridisch kader wordt gecreëerd voor de elektronische aangetekende brief, de elektronische archivering en de elektronische tijdsregistratie. Nu moet het federale parlement zich nog over het wetsvoorstel buigen.

Bewijs
Reeds enige jaren bestaat de mogelijkheid om elektronische handtekeningen te plaatsen die juridisch dezelfde waarde hebben als geschreven handtekeningen. Tot nu toe ontbrak nog een wettelijk kader om aangetekende brieven volledig via elektronische weg te versturen alsook om documenten enkel nog elektronisch te archiveren. Bij betwisting door een wederpartij zal straks onomstotelijk bewijs worden geleverd van de e-mailbezorging, de inhoud inclusief de bijlagen en het tijdstip van ontvangst.
Bij gewone e-mail staat de verzender wat betreft deze zaken zwak. Leesbevestigingen bijvoorbeeld, zeggen weinig. Die kunnen eenvoudig worden vervalst. Een printje van een e-mail kan eenvoudig als bewijs van tafel worden geveegd. Een vlotte advocaat zal de authenticiteit van de inhoud, de verzendtijd en bezorgingsstatus in twijfel trekken, terwijl de afzender daar geen bewijs voor kan overleggen.

Dienstverlener
In de toekomst zal een aangetekende brief die elektronisch wordt verstuurd via een gekwalificeerde dienstverlener, dezelfde waarde hebben als een papieren aangetekende brief die via Bpost wordt verstuurd. Bedrijven die deze diensten van elektronische verzending maar ook archivering en tijdsregistratie willen aanbieden, zullen moeten voldoen aan wettelijke kwaliteitsvoorwaarden en een vergunning hiervoor ontvangen. Te verwachten is dat naast de Belgische ook de Duitse en Franse posterijen, maar eveneens bijvoorbeeld Amerikaanse gespecialiseerde bedrijven hun diensten zullen aanbieden.

Archief
Bedrijven zijn verplicht om documenten gedurende jaren bij te houden, onder meer ingevolge de boekhoudwetgeving of meer algemeen wegens de verjaringstermijn die voor contractuele vorderingen tot tien jaar kan bedragen. Voor bewijsdoeleinden moet in principe steeds het origineel document worden bijgehouden. In de toekomst zal het toegestaan zijn om de papieren archivering te vervangen door een elektronische archivering, zonder dat dit de bewijswaarde van de gearchiveerde documenten aantast.

Met de nieuwe wet wordt de digitale versie wettelijk op gelijke voet geplaatst met het klassieke papieren regime, zodat kan worden verwacht dat veel bedrijven hier gebruik van zullen maken, omdat dit efficiënter en kostenbesparend werkt.

hits=173= / id=3352=